إدارة المهام
تعرّف على كيفية إنشاء مهام بصمة PDF وإدارتها ومراقبتها في PDF Ghost. تتبع الحالة وعرض المستلمين وتنزيل ملفاتك المبصومة.
"المهمة" في PDF Ghost تمثل مستند PDF واحداً يُبصَّم لمستلمين متعددين. يغطي هذا الدليل كل ما تحتاج معرفته عن إدارة مهامك.
فهم المهام
كل مهمة تتكون من:
- ملف PDF المصدر - مستندك الأصلي
- المستلمون - قائمة الأشخاص الذين يتلقون نسخاً مبصومة
- المنتجات - ملفات PDF المبصومة المنشأة (واحد لكل مستلم)
- خيارات المهمة - إعدادات وتفضيلات البصمة الرقمية
- الحالة - حالة المعالجة الحالية
ثوابت ملكية المهمة:
- كل مهمة تنتمي لمنظمة واحدة بالضبط.
- كل مهمة لها مالك (
userId) ولا يُسمح بالمهام بدون مالك.
وصول المهمة حسب وضع الخصوصية
- مهام USER: يمكن لمالك المهمة ومالك المنظمة/المسؤول الوصول إليها.
- مهام ORGANIZATION: يمكن لأعضاء المنظمة الوصول إليها.
- عند إزالة عضو/مستخدم، يجب حل ملكية المهمة أولاً (حذف المهام المملوكة أو إعادة تعيينها لعضو آخر).
إنشاء مهمة
الخطوة 1: رفع ملف PDF
- انقر على مهمة جديدة في لوحة التحكم
- ارفع ملف PDF (حد الحجم يختلف حسب الخطة)
- انتظر اكتمال التحليل
سيحلل النظام ملف PDF الخاص بك ويقدم:
- حجم الملف وعدد الصفحات
- وقت المعالجة المتوقع
- تقدير التكلفة بناءً على خطتك
الخطوة 2: إضافة المستلمين
يمكنك إضافة مستلمين بعدة طرق:
الإدخال اليدوي:
- انقر على إضافة مستلم
- أدخل عنوان البريد الإلكتروني أو الاسم
- أضف مستلمين آخرين حسب الحاجة
استيراد CSV:
- انقر على استيراد CSV
- ارفع ملف بمعلومات المستلمين
- عيّن الأعمدة للحقول المطلوبة
الخطوة 3: تكوين الخيارات
البصمات غير المرئية (مُفعَّلة دائماً):
- بصمة البيانات الوصفية
- علامات طبقة النص غير المرئية
- معرف فريد لكل مستلم
العلامات المائية الظاهرة (اختياري):
- اختر نمط العلامة المائية
- حدد الموضع والشفافية
- معاينة قبل الإنشاء
الخطوة 4: المراجعة والإنشاء
راجع جميع الإعدادات وانقر على إنشاء مهمة لبدء المعالجة.
حالة المهمة
ستمر مهمتك بهذه الحالات:
في قائمة الانتظار
- المهمة في انتظار المعالجة
- يُعرض الموضع في القائمة
- يُعرض وقت البدء المتوقع
تتم المعالجة
- جاري إنشاء المنتجات
- شريط التقدم يُظهر نسبة الاكتمال
- حالة المستلم الفردية مرئية
مكتملة
- جميع المنتجات منشأة بنجاح
- جاهزة للتنزيل
- تبدأ فترة الاحتفاظ
فشلت
- حدث خطأ أثناء المعالجة
- رسالة الخطأ تشرح المشكلة
- يمكنك إعادة المحاولة أو التواصل مع الدعم
عرض تفاصيل المهمة
انقر على أي مهمة لرؤية معلومات تفصيلية:
نظرة عامة على المهمة
- اسم الملف الأصلي
- تاريخ ووقت الرفع
- عدد المستلمين
- الحالة الحالية
قائمة المستلمين
اعرض جميع المستلمين مع:
- الاسم أو البريد الإلكتروني
- حالة المنتج
- زر التنزيل لكل منتج
معلومات المهمة
- حجم الملف وعدد الصفحات
- خيارات البصمة المستخدمة
- تفصيل التكلفة
- فترة الاحتفاظ
تنزيل المنتجات
التنزيلات الفردية
- اذهب إلى صفحة تفاصيل المهمة
- ابحث عن المستلم في القائمة
- انقر على زر تنزيل
- احفظ ملف PDF المبصوم
التنزيل الجماعي
- انقر على تنزيل الكل في أعلى المهمة
- انتظر إنشاء ملف ZIP
- نزّل ملف ZIP المحتوي على جميع المنتجات
- استخرجه ووزعه على المستلمين
الملفات في التنزيل الجماعي مسماة لمساعدتك على تحديد المستلمين.
إدارة مهام متعددة
قائمة المهام
تُظهر لوحة التحكم جميع المهام مع:
- اسم المهمة (اسم ملف PDF الأصلي)
- تاريخ الإنشاء
- عدد المستلمين
- الحالة الحالية
- الإجراءات السريعة
التصفية والترتيب
- تصفية حسب الحالة (مكتملة، تتم المعالجة، فشلت)
- ترتيب حسب التاريخ أو الاسم أو عدد المستلمين
- البحث باسم الملف أو المستلم
الإجراءات الجماعية
حدد مهام متعددة لـ:
- حذف المهام القديمة
- تصدير معلومات المهمة
- عرض إحصائيات مدمجة
الاحتفاظ بالمهام
تُحتفظ بالمهام المكتملة ومنتجاتها المبصومة بناءً على خطتك:
- مجاني: 7 أيام
- Starter: 30 يوماً
- Pro: 90 يوماً
- Team: 180 يوماً
- Enterprise: 365 يوماً (سنة واحدة)
بعد فترة الاحتفاظ:
- تُحذف المنتجات من التخزين
- يُحتفظ بالبيانات الوصفية للمهمة
الإلغاء التلقائي للمسودات
تنتهي صلاحية المسودات غير المرسلة وفق فترة احتفاظ مسودة خطتك:
- مجاني: 3 أيام
- Starter: 7 أيام
- Pro: 14 يوماً
- Team/Enterprise: 30 يوماً
تُلغَى المسودات المنتهية تلقائياً ويُزال ملف المصدر.
إزالة ملف المصدر
تُحذف ملفات PDF الأصلية المرفوعة تلقائياً من التخزين بعد المعالجة الناجحة. يُحتفظ فقط بالنسخ المبصومة المنشأة خلال فترة الاحتفاظ.
أفضل الممارسات
اتفاقيات التسمية
- استخدم أسماء ملفات وصفية
- أضف أرقام الإصدارات إذا كانت مناسبة
- أضف التاريخ للمستندات الحساسة للوقت
التنظيم
- أنشئ المهام عند الاستعداد للتوزيع
- نزّل المنتجات على الفور
- احتفظ بنسخ محلية من ملفات PDF الأصلية
الأمان
- تحقق من قائمة المستلمين قبل إنشاء المهمة
- استخدم قنوات آمنة للتوزيع
- تتبع المستلمين الذين استلموا نسختهم
استكشاف الأخطاء
مهمة عالقة في المعالجة
- راجع صفحة حالة النظام
- انتظر إعادة المحاولة التلقائية (كل 15 دقيقة)
- تواصل مع الدعم إذا استمر العلوق لأكثر من ساعة
مهمة فاشلة
- اقرأ رسالة الخطأ بعناية
- المشكلات الشائعة:
- ملف PDF تالف أو محمي بكلمة مرور
- معلومات مستلم غير صالحة
- رصيد خطة غير كافٍ - فكر في شراء حزم رموز لسعة إضافية
- حاول الرفع مجدداً أو تواصل مع الدعم
منتجات مفقودة
- تحقق من اكتمال المهمة بنجاح
- تأكد من عدم انتهاء فترة الاحتفاظ
- حاول التنزيل مجدداً (خلل مؤقت)
الخطوات التالية
- تعرّف على كشف التسرب
- راجع أفضل الممارسات
- استكشف دليل لوحة التحكم