Sicherheits-Best Practices

Befolgen Sie diese Sicherheits-Best Practices, um den maximalen Schutz bei der Verwendung von PDF Ghost zu gewährleisten.

Konto-Sicherheit

Starke Authentifizierung

Verwenden Sie starke Passwörter

• Mindestens 12 Zeichen
• Mischung aus Groß-, Kleinbuchstaben, Zahlen, Symbolen
• Vermeiden Sie gängige Wörter oder Muster
• Verwenden Sie Passwörter nicht von anderen Diensten wieder

Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren Falls in Ihrer Organisation verfügbar:

• Authenticator-App hinzufügen (Google Authenticator, Authy, etc.)
• Backup-Codes an sicherem Ort speichern
• Codes mit niemandem teilen
• Unterschiedliche 2FA für verschiedene Dienste verwenden

Sitzungs-Verwaltung

Aktive Sitzungen regelmäßig überprüfen

• Prüfen Sie Einstellungen → Sicherheit → Aktive Sitzungen
• Suchen Sie nach unbekannten Geräten oder Standorten
• Widerrufen Sie verdächtige Sitzungen sofort

Abmelden wenn fertig

• Melden Sie sich immer auf gemeinsam genutzten Computern ab
• Verwenden Sie privaten/Inkognito-Modus auf öffentlichen Geräten
• Speichern Sie keine Passwörter in öffentlichen Browsern

Social-Login-Sicherheit

Bei Verwendung verknüpfter Konten:

• Halten Sie Ihr Google/GitHub-Konto sicher
• Überprüfen Sie autorisierte Anwendungen regelmäßig
• Widerrufen Sie Zugriff, wenn nicht mehr benötigt

Organisations-Sicherheit

Team-Mitglieder-Verwaltung

Prinzip der minimalen Berechtigung

• Geben Sie Mitgliedern nur den benötigten Zugriff
• Verwenden Sie Member-Rolle für reguläre Benutzer, die Jobs erstellen
• Reservieren Sie Admin für vertrauenswürdige Team-Leiter
• Geben Sie Owner-Rolle nur bei Organisationsübertragung

Regelmäßige Zugriffsüberprüfungen

• Überprüfen Sie Mitgliederliste monatlich
• Entfernen Sie ausscheidende Mitarbeiter sofort
• Prüfen Sie Admin-Zugriff vierteljährlich
• Aktualisieren Sie Rollen bei Verantwortungswechsel

Einladungs-Sicherheit

• Überprüfen Sie E-Mail-Adressen vor Einladung
• Senden Sie keine Einladungen an externe Adressen
• Widerrufen Sie ungenutzte Einladungen
• Verwenden Sie nur Unternehmens-E-Mail-Domains

Job-Sicherheit

Empfänger-Verifizierung Vor Job-Erstellung:

• Überprüfen Sie alle Empfänger-E-Mails doppelt
• Verifizieren Sie, dass Namen korrekt sind
• Entfernen Sie Test- oder ungültige Einträge
• Bestätigen Sie, dass Sie Berechtigung zum Versenden haben

Sichtbare Wasserzeichen Erwägen Sie sichtbare Wasserzeichen:

• Schreckt unbefugtes Teilen ab
• Erinnert Empfänger an Vertraulichkeit
• Bietet visuelle Bestätigung des Fingerprinting
• Kann Vertraulichkeitshinweise enthalten

Verteilungs-Sicherheit Beim Versenden fingerabgedruckter PDFs:

• Verwende wenn möglich verschlüsselte E-Mail
• Nur sichere Dateifreigabe-Dienste
• Niemals an öffentlichen Orten posten
• Verfolge, wer was und wann erhalten hat

Datenschutz

Datensparsamkeit

Minimale Datenerfassung

• Füge nur notwendige Empfängerinformationen hinzu
• Füge keine übermäßigen persönlichen Daten hinzu
• Verwende E-Mail-Adressen statt vollständiger Profile
• Beachte die Datenaufbewahrungsrichtlinien

Sichere Speicherung

• Lade Artefakte zeitnah herunter
• Speichere lokal auf verschlüsselten Laufwerken
• Verwende sichere Backup-Lösungen
• Lösche aus PDF Ghost wenn nicht mehr benötigt

Datenaufbewahrung

• Aufbewahrungsfristen variieren je nach Plan (Free: 7 Tage, Starter: 30 Tage, Pro: 90 Tage, Team: 180 Tage, Enterprise: 365 Tage)
• Lade wichtige Artefakte zeitnah herunter, bevor die planspezifische Aufbewahrungsfrist abläuft
• Lösche Jobs wenn die Verteilung abgeschlossen ist
• Archiviere systematisch

Dokumentenschutz

Vor dem Fingerprinting

Dokument-Vorbereitung

• Entfernen Sie bei Bedarf zunächst sensible Metadaten
• Stellen Sie sicher, dass Dokument finale Version ist
• Prüfen Sie auf eingebettete Objekte oder Skripte
• Testen Sie, ob PDF korrekt öffnet

Inhalts-Überprüfung

• Überprüfen Sie, dass alle Informationen angemessen sind
• Entfernen Sie Entwurfsmarkierungen oder Kommentare
• Prüfen Sie Seitenzahlen und Reihenfolge
• Stellen Sie korrekte Formatierung sicher

Nach Verteilung

Auf Leaks überwachen

• Richten Sie Google Alerts für Dokument-Schlüsselwörter ein
• Prüfen Sie relevante Foren oder Websites
• Überprüfen Sie Mitarbeiter-Austrittsverfahren
• Führen Sie periodische Audits durch

Empfänger-Schulung Schulen Sie Empfänger über:

• Vertraulichkeitsanforderungen
• Konsequenzen unbefugten Teilens
• Ordnungsgemäße Handhabungsverfahren
• Wen bei Fragen kontaktieren

Best Practices Checkliste

Täglich

• Bei Verlassen des Arbeitsplatzes abmelden
• Empfängerinformationen vor Job-Erstellung überprüfen
• Starke, eindeutige Passwörter verwenden

Wöchentlich

• Aktive Sitzungen überprüfen
• Auf abgeschlossene Jobs zum Herunterladen prüfen
• Plan-Nutzung überwachen

Monatlich

• Organisations-Mitglieder überprüfen
• Job-Historie prüfen
• Passwörter aktualisieren
• Sicherheitseinstellungen überprüfen

Vierteljährlich

• Umfassende Zugriffsüberprüfung
• Sicherheitsschulung für Team
• Sicherheitsverfahren aktualisieren
• Compliance-Audit

Nächste Schritte

• Lesen Sie Datenschutz-Praktiken
• Erfahren Sie mehr über Leak-Erkennung
• Lesen Sie FAQ