Datenschutz-Best Practices

Das Verstehen und Befolgen von Datenschutz-Best Practices hilft, sowohl Ihre Organisation als auch Ihre Empfänger zu schützen.

Datenerfassung

Welche Daten PDF Ghost erfasst

Benutzerkonten-Daten

• E-Mail-Adresse (für Authentifizierung)
• Name (für Anzeigezwecke)
• Passwort (verschlüsselt)
• Profilbild (optional)

Organisations-Daten

• Organisationsname
• Team-Mitgliederliste
• Abrechnungsinformationen
• Nutzungsstatistiken

Job-Daten

• Original-PDF-Dateien
• Empfängerinformationen (E-Mails oder Namen)
• Fingerprinting-Optionen
• Generierte Artefakte

Nutzungsdaten

• Login-Aktivität
• Job-Erstellung und Downloads
• Funktionsnutzung
• Fehlerprotokolle
• Grundlegende cookielose Telemetrie ist immer aktiv; die Cookie-Einwilligung steuert nur sensible Analytics-Anreicherung.

Was PDF Ghost NICHT erfasst

• Inhalt Ihrer Dokumente wird nicht analysiert
• Persönliche Daten von Empfängern außer was Sie angeben
• Browserverlauf außerhalb der Anwendung
• Kontaktlisten oder Adressbücher
• Social-Media-Informationen

Datenerfassung minimieren

Nur Notwendiges erfassen

Empfängerinformationen

• Verwenden Sie nur E-Mail-Adressen (keine vollständigen Profile)
• Fügen Sie keine unnötigen persönlichen Daten hinzu
• Entfernen Sie Empfänger aus Liste nach Verteilung
• Verwenden Sie generische Kennungen wenn möglich

Dokumentinhalt

• Entfernen Sie unnötige Metadaten vor Upload
• Schwärzen Sie sensible Informationen
• Verwenden Sie minimal erforderliche Seiten
• Fügen Sie keine Entwürfe oder Notizen ein

Empfänger-Privatsphäre

Empfängerinformationen respektieren

• Verwenden Sie Daten nur für vorgesehenen Zweck
• Teilen Sie Empfängerlisten nicht
• Sichere Speicherung von Empfängerdaten
• Löschen wenn nicht mehr benötigt

Empfänger informieren

• Informieren Sie Empfänger, dass Dokumente mit Fingerabdruck versehen sind
• Erklären Sie den Zweck (Leak-Prävention)
• Bieten Sie Kontakt für Fragen
• Seien Sie transparent über Tracking

Datenspeicherung und -aufbewahrung

Speicherrichtlinien

Wo Daten gespeichert werden

• Sichere Cloud-Speicherung (verschlüsselt)
• Datenbank mit Zugriffskontrollen
• Automatische Backups
• Geografische Redundanz

Wie lange Daten aufbewahrt werden Aufbewahrungszeiträume variieren je nach Plan:

• Free: 7 Tage
• Starter: 30 Tage
• Pro: 90 Tage
• Team: 180 Tage
• Enterprise: 365 Tage (1 Jahr)

Was nach Aufbewahrung passiert

• Artefakte automatisch gelöscht
• Job-Metadaten aufbewahrt (keine PDFs)
• Abrechnungsunterlagen gemäß Vorschriften aufbewahrt
• Audit-Logs beibehalten

Ihre Daten verwalten

Daten herunterladen

• Job-Historie exportieren
• Alle Artefakte herunterladen
• Empfängerlisten speichern
• Berichte exportieren

Daten löschen

• Einzelne Jobs löschen
• Organisation entfernen
• Konto löschen (entfernt alle Daten)
• Datenlöschung anfordern (Support kontaktieren)

Compliance

DSGVO-Compliance

Für EU-Empfänger

• Rechtmäßige Grundlage für Verarbeitung
• Minimale Datenerfassung
• Recht auf Datenzugriff
• Recht auf Löschung
• Datenportabilität
• Privacy by Design

Ihre Verantwortlichkeiten

• Einwilligung einholen wenn erforderlich
• Datenschutzhinweise bereitstellen
• Betroffenenanfragen erfüllen
• Verstöße umgehend melden

Datenschutz-Funktionen

Eingebauter Datenschutz

Organisations-Isolierung

• Daten jeder Organisation sind getrennt
• Kein organisationsübergreifender Zugriff
• Unabhängige Abrechnung und Speicherung
• Sichere Mandantenfähigkeit

Verschlüsselung

• Daten während Übertragung verschlüsselt (HTTPS)
• Daten im Ruhezustand verschlüsselt
• Sichere Schlüsselverwaltung
• Moderne Verschlüsselungsstandards

Zugriffskontrollen

• Rollenbasierter Zugriff (Owner, Admin, Member)
• Sitzungsverwaltung
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Automatische Abmeldung

Job-Sichtbarkeit

• Organisationsmitglieder können Jobs mit ORGANIZATION-Privatsphäre sehen
• USER-Jobs sind für den Job-Eigentümer sowie Eigentümer/Administratoren der Organisation sichtbar
• Der Zugriff auf Artefakt-Downloads folgt denselben Sichtbarkeitsregeln (USER: Job-Eigentümer plus Eigentümer/Administratoren, ORGANIZATION: Organisationsmitglieder)
• Administrator- und Eigentümerrollen gelten nur für organisationsbezogene Ressourcen

Häufige Frage: „Wer hat Zugriff auf meine Jobs?“

Der Zugriff hängt von der Job-Privatsphäre ab:

• USER-Jobs sind für den Job-Eigentümer sowie Eigentümer/Administratoren der Organisation sichtbar
• ORGANIZATION-Jobs sind für alle Mitglieder der jeweiligen Organisation sichtbar

Nächste Schritte

• Lesen Sie Sicherheits-Best Practices
• Erfahren Sie mehr über Datenschutz
• Lesen Sie Nutzungsbedingungen
• Zeigen Sie Datenschutzrichtlinie an